Pour synchroniser des fichiers sur plusieurs terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…) ou entre plusieurs personnes, il existe des outils très bien pensés. Le succès de Dropbox auprès des utilisateurs a poussé les géants du web à proposer leur propre solution. Alors que Google intégrait l’édition des fichiers en ligne via Google Documents, la firme de Mountain View a décidé d’aller plus loin grâce à Google Drive. Il s’agit aujourd’hui de l’un des trois outils dominants du secteur avec Dropbox et Skydrive, propulsé par Microsoft. Si la version de base inclue de nombreuses fonctionnalités plus abouties les unes que les autres, des astuces permettent de rendre l’outil encore plus puissant.
Les raccourcis clavier
Les outils Google disposent à peu près tous de raccourcis clavier. Ceux disponibles sur Google Drive permettent notamment de naviguer entre les fichiers et modifier leurs propriétés. La liste complète des raccourcis clavier est disponible via la roue dentée, dans l’angle supérieur droit, sur la version web… ou en utilisant le raccourci clavier dédié, à savoir Shift + /. Les shortcuts à connaître sont les suivants :
- Shift + F : créer un nouveau dossier.
- Shift + T, P, S ou D : créer un fichier (texte, présentation, feuille de calcul, dessin).
- Enter ou O : ouvrir un fichier ou un dossier.
- / : accéder à la zone de recherche.
- C, U, A, R ou T : accéder aux menus créer, importer, actions, tri, paramètres.
- G puis N, F, L, D ou T : accéder à la navigation, aux dossiers, à la liste des documents, au panneau latéral qui détaille les paramètres d’un fichier, ou revenir en haut de la page.
- J et K : passer au prochain fichier ou revenir au précédent.
- X : sélectionner ou dé-sélectionner le fichier en surbrillance.
- Flèches : sélectionne le fichier suivant ou bien le précédent.
- Shift + Flèches : permet de « tenir » la sélection sur plusieurs fichiers.
- Shift + A : sélectionne tous les éléments visibles.
- Shift + N : dé-sélectionne tous les éléments visibles.
Chaque type de fichier dispose de ses propres raccourcis sur Google Drive. Pour accéder à la liste des raccourcis disponibles, il suffit de passer par le menu « Aide » présent en haut de chaque document.
Accéder aux fichiers de Google Drive hors connexion
Il est possible d’accéder aux fichiers présents sur Google Drive quand aucune connexion est disponible. Cependant, la manipulation à effectuer dépend du terminal utilisé.
- Sur un ordinateur : deux méthodes de synchronisation co-existent. Il est bien évidement possible d’installer Google Drive pour Windows ou pour Mac. Vous pouvez également activer l’accès hors connexion de Google Drive pour accéder à vos fichiers directement via le navigateur. Pour le moment, tous les types de fichiers ne sont pas disponibles hors connexion.
- Sur une application mobile : sur les terminaux mobiles (Android et iOS), vous devez accéder aux paramètres de chaque fichier pour activer la disponibilité hors connexion. Vous pourrez ensuite consulter les documents choisis sans connexion, quel que soit le type de fichier et même si vous ne disposez pas de connexion.
→ Récapitulatif de la disponibilité des fichiers hors connexion suivant le terminal :
Vider la corbeille ou restaurer un document sur Google Drive
Il faut le savoir, Google Drive intègre d’une corbeille, disponible via le menu latéral. Vous pouvez supprimer définitivement un document, le visualiser, le restaurer, ou bien vider la corbeille pour récupérer de l’espace.
Ajouter le transfert sur Google Drive au menu contextuel
Cette astuce permet d’envoyer un document vers Google Drive directement via le menu contextuel (lorsque vous effectuez un clic droit sur un fichier, sur votre ordinateur). Avant toute chose, l’application Google Drive doit être installée sur votre machine. Ensuite, rendez-vous dans le menu démarrer, au sein de la zone de recherche, puis tapez Éxécuter (Run si vous utilisez un PC anglophone). Une nouvelle fenêtre s’ouvre, au sein de laquelle vous devez entrer cette requête :
%APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo
Cette manipulation vous permet d’ouvrir un dossier spécifique. Au sein de la colonne latérale de gauche, vous devriez retrouver un dossier Google Drive (au sein de la catégorie « Favoris »). Il vous suffit de le glisser vers le dossier « SendTo » récemment ouvert. Cette astuce très pratique vous permet d’envoyer un document ou un dossier sur Google Drive, directement via un clic droit sur le fichier de son choix.
Placer un document dans plusieurs dossiers
Google Drive permet de ranger un document dans plusieurs dossiers. Sur la version web, sélectionnez le fichier souhaité puis cliquez sur l’icône « dossier » (organiser), avant de choisir les dossiers en utilisant la touche CTRL de votre clavier. La modification (ou la suppression) du fichier est effective dans tous ses dossiers !
Sauvegarder par défaut ses documents sur Google Drive
Sur Windows, un dossier est réservé à la sauvegarde des documents. Autrefois connu sous les termes « Mes documents », celui-ci prend aujourd’hui la forme du dossier « Documents » au sein de la « Bibliothèque ». Il s’agit du dossier par défaut pour la sauvegarde de nombreux fichiers, notamment pour les applications bureautiques installées sur son ordinateur (traitement de texte, etc.). Il est tout à fait possible de choisir Google Drive comme dossier par défaut pour ses sauvegardes. Il suffit d’effectuer un clic droit sur le dossier « Documents » pour accéder aux paramètres. Ensuite, choisir « Inclure un dossier » puis sélectionner son dossier Google Drive. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Définir lieu enregistrement » pour activer la sauvegarde par défaut sur votre propre Google Drive.
Partager sur Google+ une photo présente sur Google Drive
Difficile de faire plus simple : si vous intégrez des photographies sur Google Drive, vous pouvez les partager sur Google+ en quelques clics. Rendez-vous sur le réseau social et cliquez sur l’appareil photo. Affichez ensuite le menu en entier pour partager une photo présente sur Google Drive.
Créer un document grâce à un raccourci dédié
Créer un document sans passer par Google Drive, c’est possible. Vous devez simplement passer par des raccourcis dédiés. Vous pouvez créer des raccourcis au sein de votre navigateur, ou les placer sur votre bureau en utilisant le clic droit, puis nouveau raccourci. Les adresses à indiquer sont :
La gestion des notifications sur Google Drive
Pour modifier l’attitude de Google Drive vis-à-vis des notifications, il suffit de passer par le bouton « Commentaires » de l’angle supérieur droit, puis « Paramètres de notification ». Vous pouvez savoir quand un commentaire ou une réponse est postée. L’outil peut également vous prévenir lorsqu’un collaborateur vous mentionne dans un commentaire.
Les feuilles de calcul (et les formulaires, basés sur la même technologie) disposent de fonctions supplémentaires via le menu « Outils » : vous pouvez choisir de recevoir par email une notification lorsque le fichier est modifié, ou simplement lorsqu’une feuille ou une plage de cellules est modifiée. Vous pouvez recevoir une alerte lorsqu’un utilisateur envoie un formulaire ou qu’un collaborateur est ajouté. Il est possible de recevoir un résumé quotidien ou un email pour chaque notification.
Si Google Chrome est votre navigateur préféré, vous avez de la chance : de nombreuses applications sont disponibles via le Google Web Store. Certaines sont spécialement conçues pour interagir avec Google Drive ! Une collection dédiée est accessible via la colonne latérale située à gauche. Vous trouverez deux types d’extensions : celles permettant de créer un nouveau document de tel ou tel type, et celles qui optimisent les fonctionnalités. Nous apprécions tout particulièrement :
- PDF Mergy : pour fusionner des PDF d’un simple cliquer-glisser.
- Graphing Calculator : pour représenter graphiquement des fonctions mathématiques.
- WeVideo : pour créer une vidéo facilement et à plusieurs.
- OpenOffice Document Reader : pour visualiser les documents OpenOffice dans Google Drive.
- ShiftEdit : à destination des développeurs, cette application permet de créer et éditer des fichiers PHP, HTML, CSS et autres en les synchronisant via Google Drive, Dropbox ou FTP.
Google Drive permet de ranger un document dans plusieurs dossiers. Sur la version web, sélectionnez le fichier souhaité puis cliquez sur l’icône « dossier » (organiser), avant de choisir les dossiers en utilisant la touche CTRL de votre clavier. La modification (ou la suppression) du fichier est effective dans tous ses dossiers !
Si Google Chrome est votre navigateur préféré, vous avez de la chance : de nombreuses applications sont disponibles via le Google Web Store. Certaines sont spécialement conçues pour interagir avec Google Drive ! Une collection dédiée est accessible via la colonne latérale située à gauche. Vous trouverez deux types d’extensions : celles permettant de créer un nouveau document de tel ou tel type, et celles qui optimisent les fonctionnalités. Nous apprécions tout particulièrement :
